Guía y glosario
Cómo funciona la plataforma explicado en palabras simples: quién hace qué, el camino que sigue un mantenimiento de principio a fin, y qué significa cada término que vas a encontrar en pantalla.
Qué es esto
Esta plataforma reemplaza el papel: tu equipo llena los formatos de mantenimiento desde el celular o la computadora, toma fotos como evidencia, y al final se genera un reporte en PDF que nadie puede alterar sin que se note. Esta guía explica, sin tecnicismos, cómo funciona todo.
Quién es quién
Operativo
Técnico de campo
Llena los formatos en sitio, toma las fotos, usa y devuelve herramientas escaneando su código, y guarda su propia firma. No revisa ni firma reportes de otros — eso lo hace un Administrativo.
Administrativo
Oficina / operación
Agenda las visitas, revisa lo que llenó el técnico (puede devolverlo si algo falta) y firma para sellar el reporte final. También administra clientes, sedes, plantillas e inventario.
Principal
Dueño de la cuenta
Todo lo de Administrativo, más el control total: altas y roles del personal, y los datos de la empresa (logo, razón social) que aparecen impresos en cada reporte.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Se agenda la visita
Un Administrativo crea una orden de trabajo: elige la sede, la fecha, quién va, y qué formatos hay que llenar.
- 2
El técnico recibe la orden
Le aparece en “Mis órdenes” con todo lo que necesita: los formatos, los datos de la sede y del equipo.
- 3
Se llena en sitio
Varias personas pueden llenar el mismo formato a la vez; cada respuesta queda registrada con quién y cuándo. Las fotos se asocian a cada pregunta.
- 4
Se marca como completado
Cuando el técnico termina, avisa que el formulario está listo con el botón “Marcar completado”.
- 5
Un Administrativo revisa
Si todo está bien, aprueba. Si falta algo, lo “Devuelve” con un motivo y vuelve a manos del técnico para corregirse.
- 6
Se firma y se sella
Un Administrativo aplica su firma con “Firmar y sellar”. En ese instante el documento queda sellado: ya nadie puede cambiar ni una respuesta.
- 7
El PDF sale solo
Al sellarse se genera automáticamente el PDF, con folio y código QR, y se envía por correo al contacto de la sede.
- 8
Cualquiera puede verificarlo
En la página pública de verificación, cualquier persona compara el PDF contra el original sellado y confirma que no fue alterado.
Estados de un formulario
Este es el círculo de vida que recorre cada formulario, del primer llenado al reporte final. El color que ves en la pantalla siempre corresponde a este mismo significado.
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| En progreso | Se está llenando todavía; se puede seguir editando. |
| Completado | El técnico terminó; espera que un Administrativo lo revise. |
| En revisión | Un Administrativo lo está revisando en este momento. |
| Devuelto | Le faltó algo o hubo un error; vuelve a campo con el motivo visible para corregirse. |
| Revisado | Ya se aprobó el contenido; solo falta la firma final. |
| Firmado | Sellado. Ya no se puede modificar — aquí se genera el PDF automáticamente. |
Módulos de la aplicación
Cada tarjeta te lleva directo a esa pantalla.
Tus visitas programadas: sede, fecha y qué formatos hay que llenar en cada una.
Los formatos en proceso o ya llenados. Aquí se capturan respuestas y fotos.
Presta y devuelve equipo escaneando su código (formato HR-XXXXXX), para saber siempre quién tiene qué.
Dibuja tu firma una sola vez; se guarda protegida y solo tú puedes usarla para firmar reportes.
Todo lo que espera que lo revisen, apruebe, devuelvan o firmen.
Cada respuesta marcada como hallazgo en un reporte ya sellado queda aquí, lista para darle seguimiento.
Las empresas atendidas, sus sedes, el contacto de cada una y los equipos con sus datos de placa.
Aquí se diseñan los formatos que se llenan en campo. Cada cambio crea una versión nueva sin afectar los reportes ya hechos.
Alta de herramientas, cambios de estado, e impresión de las etiquetas QR para pegarlas en el equipo físico.
Alta, edición y rol de cada persona de tu equipo.
Logo, nombre y datos legales que aparecen impresos en cada reporte.
La página (accesible desde el QR de cualquier PDF) donde un cliente o auditor externo confirma que un reporte no fue alterado desde que se selló.
Glosario
Activo (equipo)
Una máquina o dispositivo del cliente al que se le da mantenimiento (una bomba, un extintor, un tablero…). Sus datos de placa se guardan una sola vez y pre-llenan los formatos automáticamente.
Bóveda de firma
El lugar seguro donde queda guardada tu firma digitalizada. Nadie más puede usarla; cada vez que se aplica a un reporte queda registrado quién y cuándo.
Contacto
La persona de una sede a la que se le envían los reportes (el “encargado”). Se registran su nombre, cargo, correo y teléfono.
Folio
El número único de cada reporte generado (por ejemplo, EV-000123). Sirve para identificarlo y para buscarlo en la verificación pública.
Hallazgo
Una respuesta que la plantilla marca como hallazgo en un reporte ya sellado — algo que no pasó la inspección. Queda listado para darle seguimiento, por ejemplo para cotizar la corrección.
Herramienta
Equipo de trabajo con su propio código QR (formato HR-XXXXXX). Se presta y se devuelve escaneando ese código, así siempre se sabe quién la tiene.
Instancia
El nombre interno de “un formulario ya llenado” (o en proceso de llenarse). En el menú aparece simplemente como “Formularios”.
Orden de trabajo
La visita programada: sede, fecha, quién va, y qué formatos hay que llenar. Es el punto de partida de todo el proceso.
Placa (datos de placa)
La información fija de un equipo: marca, modelo, número de serie, capacidad, etc. Se captura una sola vez y luego se rellena sola en los formularios que la usan.
Plantilla
El diseño de un formato (por ejemplo, “Mantenimiento anual”). Al editarla y publicarla se crea una versión nueva, pero los reportes viejos siguen intactos con la versión que usaron en su momento.
Sede
Una ubicación de un cliente (una planta, una sucursal…). Cada una puede tener su propio contacto y sus propios equipos.
Sellado
Lo que ocurre al firmarse un reporte: el sistema calcula una huella digital única de todo su contenido (respuestas, fotos y firmas). Si alguien intentara alterarlo después, esa huella dejaría de coincidir y se notaría de inmediato — por eso un reporte sellado ya no se puede editar.
Verificación pública
La página donde cualquier persona, sin necesidad de una cuenta, confirma que un PDF es el original comparando su huella digital contra la registrada al sellarse.
Preguntas frecuentes
¿Puedo corregir un formulario ya firmado?
No. Un reporte sellado no se puede editar — es justo lo que garantiza que sea confiable. Si de verdad hubo un error, coméntalo con quien administra tu cuenta.
¿Quién puede firmar un reporte?
Solo alguien con rol Administrativo o Principal, usando su propia firma guardada en la bóveda. Un Operativo puede llenar y completar el trabajo, pero no sellarlo.
¿Por qué me devolvieron mi formulario?
Un Administrativo revisó el contenido y encontró algo incompleto o que necesita corrección. El motivo siempre queda visible en la parte de arriba del formulario.
¿Puede la misma persona revisar y firmar?
Sí, pero también pueden ser dos personas distintas — el sistema deja registro de quién hizo cada paso, sea la misma persona o no.
¿Cómo sabe un cliente que su PDF es el original?
Cada reporte tiene un folio y un código QR que llevan a la página pública de verificación, donde se compara el archivo contra el sellado original.
¿Qué pasa si no hay señal donde se trabaja?
El llenado en campo está pensado para trabajar sin conexión: las respuestas y fotos se guardan en el dispositivo y se sincronizan solas en cuanto vuelve la señal.